Comment GPT peut vous aider à rédiger des emails nickel !

Fini les mails foireux 👿

oct. 16, 2024

Gros coup de gueule !
Marre des mails bourrés de fautes d'orthographe, de syntaxe, ou qui manquent tout simplement de clarté ? Sérieusement, on n’a plus le droit de faire ça quand on a accès à des outils aussi puissants que Chat GPT !

Aujourd'hui, je vais vous montrer comment, rapidement et simplement, rédiger un mail efficace et fluide. Le meilleur dans tout ça ? Pas besoin d'un compte payant pour en profiter (si le fonctionnement de Chat GPT est encore obscur pour vous, commencez par lire mon article : GPT : Le Guide Complet pour Débutants).

On va se pencher sur deux approches concrètes pour améliorer vos mails, aussi bien dans la vie de tous les jours que dans le cadre pro.

Premier cas de figure : je sais exactement ce que je vais écrire.

Dans ce cas-là, pas de chichis, j’écris mon mail d’une traite en me concentrant sur le contenu. Il y a quelques jours, un futur élève m’a demandé des infos sur mes cours de libanais. Voilà exactement ce que je voulais lui dire, sans relecture :

Bonjour Paul,

Merci de m’avoir contacté. Plutôt que de t’expliquer en détails le contenu de ma formation, je te propose de faire un essai de 48h.

Pendant cet essai, tu pourras accéder à mon site ULIB et tout son contenu (Vidéos de cours, fiches de grammaire, etc.) et de participer à l’exercice quotidien que j’envoie. Il sera ainsi plus simple de répondre à tes questions car tu auras une meilleure visibilité sur ce que je propose.

Ensuite, je retrousse mes manches, j’ouvre ma fenêtre GPT et je tape le prompt suivant :

Je fais appel à ton expertise en rédaction de mails. 

Voici le mail que je souhaite envoyer à un futur élève qui veut prendre des cours de libanais avec moi : 

[DEBUT DU MAIL] 
Bonjour Paul, Merci de m’avoir contacté. Plutôt que de t’expliquer en détails le contenu de ma formation, je te propose de faire un essai de 48h. Pendant cet essai, tu pourras accéder à mon site ULIB et tout son contenu (Vidéos de cours, fiches de grammaire, etc.) et de participer à l’exercice quotidien que j’envoie. Il sera ainsi plus simple de répondre à tes questions car tu auras une meilleure visibilité sur ce que je propose. 
[FIN DU MAIL] 

En respectant mon style, rédige ce mail avec un ton bienveillant et chaleureux. Tu apporteras tout le soin nécessaire à la forme et au fond de ce genre de mails.

Il s’agit d’un prompt simple qui va se contenter de fixer le rôle de GPT et donner quelques indications de contexte, le mail en lui-même étant déjà riche en informations.

La réponse de GPT ne s’est pas fait attendre :

Objet : Bienvenue chez A 2 Pas du Liban !
Bonjour Paul,
Merci beaucoup pour ton message et pour l'intérêt que tu portes à mes cours de libanais. Plutôt que de te décrire en détail le contenu de ma formation, je te propose de la découvrir par toi-même avec un essai gratuit de 48 heures.
Durant cet essai, tu auras un accès complet à ma plateforme ULIB, où tu trouveras toutes les ressources disponibles : vidéos de cours, fiches de grammaire, et bien plus encore. Tu pourras également participer à l’exercice quotidien que j’envoie à mes élèves. De cette manière, tu pourras mieux te rendre compte de la méthode et des outils que je propose, et je serai ravi de répondre à toutes tes questions par la suite.
Je suis convaincu que cette immersion te donnera une vision claire de ce que tu peux accomplir avec cette formation. Je reste à ta disposition pour toute information complémentaire !
À très bientôt,
Marc
A 2 Pas du Liban

NB : en fonction des informations qu’il a sur vous, GPT va s’en servir pour préciser sa réponse. Dans mon cas, il sait que mon site de formation s’appelle A 2 Pas du Liban.

Dans ce genre d’approches, le mail est assez personnalisé et on se contentera d’une simple relecture avec quelques touches personnelles pour, comme je le dis toujours, éviter la médiocrité et tendre vers l’excellence (je vous invite à lire l’article que j’ai écrit à ce sujet ici).

Deuxième cas de figure : je ne sais pas exactement quoi écrire.

Imaginons un autre cas de figure. Disons que je bosse dans une grande société de distribution, et que mon N+1 (mon supérieur, quoi) me demande d'envoyer un mail à l'équipe technique pour résoudre un problème avec 300 badgeuses en panne dans un magasin.

Pour être honnête, ce genre de mail ne m'enchante pas, et je ne sais pas par où commencer. Mais pas de panique, GPT est là pour me sauver la mise. Cette fois-ci, je vais avoir besoin d’un prompt un peu plus costaud pour obtenir une réponse adaptée :

[DE QUOI J'AI BESOIN]
De ton expertise en rédaction de mails 

[MON CONTEXTE] 
Je travaille dans une grande société de distribution et mon N+1 me demande d’envoyer un mail à l’équipe technique pour connaître la marche à suivre afin de débloquer les 300 badgeuses qui ne répondent plus dans le magasin de Malakoff. 

[MA PROBLEMATIQUE] 
Je n'ai pas l'habitude de rédiger ce genre de mails et je ne sais pas quoi écrire. 

[MA REQUETE] 
Rédige ce mail dans un ton poli en apportant tout le soin nécessaire à la forme et au fond. Pose-moi des questions si tu as besoin de clarifier ma requête.

Remarquez qu’ici, il est indispensable d’ouvrir l’intéraction avec GPT grâce à la requête finale. C’est grâce à elle que vous obtiendrez un mail complet.

Voici, en effet, la réponse que me donne GPT :

Merci pour les détails ! Voici un exemple de mail formel et poli que tu pourrais envoyer à l'équipe technique. Avant de te le montrer, j'ai juste besoin de quelques précisions :
Est-ce que le problème avec les badgeuses est déjà connu de l'équipe technique, ou est-ce la première fois que tu leur en fais part ?
Est-ce qu'il y a une urgence particulière à résoudre ce problème (par exemple, un délai à respecter) ?
As-tu besoin de demander un suivi spécifique (par exemple, un rapport, un retour sur l'état d'avancement) ?
Cela me permettra de te fournir un mail parfaitement adapté à ta situation.
N'hésite pas à me donner ces précisions et je te propose la meilleure version possible !

Je m’empresse de répondre à ces quelques questions et le résultat final ne se fait pas attendre !

Merci pour les précisions ! Voici une proposition de mail qui prend en compte ton contexte :
Objet : Intervention urgente nécessaire sur 300 badgeuses non fonctionnelles au magasin de Malakoff
Bonjour [Nom de la personne/l'équipe technique],
Je me permets de vous solliciter concernant une problématique urgente rencontrée au magasin de Malakoff. En effet, 300 badgeuses ne répondent plus et ne fonctionnent plus correctement depuis peu. C’est la première fois que nous rencontrons ce type de problème et nous ne connaissons pas encore la marche à suivre pour le résoudre.
Nous aurions besoin de votre expertise afin de débloquer cette situation dans les plus brefs délais. L’idéal serait de rétablir leur bon fonctionnement avant ce soir, compte tenu des impératifs opérationnels du magasin.
Pouvez-vous, s’il vous plaît, nous indiquer la procédure à suivre ou intervenir directement pour résoudre ce problème ? Un retour rapide sur l’état d’avancement serait également très apprécié.
Je reste à votre disposition pour toute information complémentaire.
Merci d’avance pour votre aide.
Bien cordialement,
[Ton nom]
[Ta fonction]
[Nom de la société]
Ce mail est formel et met en avant l'urgence de la situation tout en restant poli et clair. Si tu souhaites ajuster certains détails ou ajouter des éléments, n'hésite pas à me le dire !

Place maintenant à une relecture rapide et quelques personnalisations, et le tour est joué !

Et voilà ! Avec GPT, rédiger un mail clair, poli et efficace, c’est bouclé en quelques minutes ! Et le meilleur, c'est que ça vous fait gagner un temps fou tout en renvoyant une image professionnelle et soignée.

Votre temps est précieux, tout comme celui de vos interlocuteurs ! Alors, si vous avez besoin d’aide pour des mails spécifiques ou des astuces pour les améliorer, n’hésitez pas à m’en parler dans les commentaires ou à partager vos propres conseils !

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